6 dicas para ganhar produtividade no trabalho

Seu dia continua tendo só 24 horas, mas a quantidade de coisas que você tem para fazer só cresce. Descubra qual a solução para todos os seus problemas

Você ainda nutre o sonho de trabalhar menos e ganhar mais, obter resultados melhores e ao mesmo tempo ter mais tempo livre. Existe receita para isso? Bem… igual a uma de bolo de fubá, não. Mas vale ficar de olho nas 6 dicas abaixo:

1. Pare de se esconder do seu trabalho

Não fuja das buchas. Ok, muitas vezes tudo parece prioridade e você pode até adiar algumas tarefas de maneira inteligente (saiba como na dica número 4), mas se esconder delas jamais! Enfrente-as com todas as suas armas: o seu cérebro, a sua equipe, a tecnologia… Mas calma lá: se você alguma vez pensou que esta última o ajudaria a ficar na maciota e que robôs fariam parte do seu trabalho a essa altura do campeonato, com certeza se enganou. Há até quem diga que a tecnologia é criada para solucionar problemas que ainda não temos. Ela se infiltrou em todas as áreas da vida. Hoje em dia é impossível ficar longe de smarts, laptops, e-mails e telefones celulares. O grande lance é que eles devem servir para organizar os seus dias de trabalho e não para estendê-los. O fato é que, com ou sem tecnologia, o seu dia vai continuar tendo as mesmas 24 horas de sempre. A diferença entre um indivíduo eficaz e um ineficaz está em como usar a comodidade a seu favor. Você já ouviu este chavão: “Tempo é dinheiro”. Mas muitas vezes o que falta não é tempo, é foco.

2. Resolva o problema na cama

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Três fatores são essenciais para um bom rendimento nas atividades do dia a dia: a qualidade (e a duração) do seu sono, os exercícios físicos e a alimentação. Quando temos uma noite de sono ruim, desenvolvemos mal as atividades básicas, como digitar ou calcular. A criatividade fica abalada. A privação de sono é universal. Os homens das classes A e B costumam se privar de uma boa noite de sono até duas vezes por semana, segundo o médico Flávio Alóe, neurofisiologista clínico do Hospital das Clínicas e do Centro Interdepartamental para os Estudos do Sono. Entre os mais jovens, o principal motivo das noite maldormidas são as baladas. Entre os mais velhos, o trabalho.

3. Admita, você é um enrolador

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Para descobrir quanto tempo de trabalho é desperdiçado, pedimos para um empresário de 36 anos do ramo civil, um engenheiro de 34 anos e um executivo de 38 anos da indústria automobilística anotarem o que fazem – e, principalmente, o que não fazem – durante um dia normal de trabalho. E garantimos sigilo, é claro. Na média, ficou assim:

Comendo: 1h32min
Fazendo social com os colegas: 41 min
E-mails pessoais: 25 min
Telefonemas pessoais: 23 min
Banheiro: 11 min
Navegando na internet: 49 min
Sentado, distraído, olhando para o teto: 13 min
Cafés e snacks: 14 min

4. Agora que admitiu, use a enrolação a seu favor

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Ao assumir que é um enrolador, você já deu um grande primeiro passo. Agora basta colocar esse “defeito” sob controle. Até para empurrar com a barriga existe um jeito melhor que outro. Por exemplo: faça coisas menores de uma lista de tarefas, adiando as maiores. Na medida em que vai ticando itens na lista, você vai se sentir mais produtivo. John Perry, professor de filosofia da Universidade de Stanford, criou um método denominado “procrastinação organizada”, uma forma de trabalhar e, ao mesmo tempo, evitar o trabalho. “O adiamento programado imprime uma melhoria lenta, porém contínua, que rompe a sensação de incapacidade que às vezes paralisa o enrolador.”

5. Crie seu espaço de trabalho

Uma escrivaninha organizada não significa, necessariamente, que a produtividade será proporcional, mas você pode começar seguindo o exemplo do executivo Davi Terck, gerente de projetos para América Latina da Tecnomen, empresa de telefonia celular.
A. Um bom computador
Com laptop de ponta, o executivo tem acesso a diversos programas que substituem todo o monte de coisas que geralmente ficam largadas em cima da mesa (post-it, agenda, bloco de notas), que muitas vezes servem apenas de enfeite.
B. Um smartphone
Com um bom telefone hoje em dia já podemos receber ou enviar e-mails e temos acesso à internet de qualquer lugar do mundo. Pode-se até tomar notas e criar atas de reunião usando o aparelho, que depois já podem ser despachadas e sincronizadas direto com o seu computador.
C. Uma impressora
Em épocas de aquecimento global, imprimir papel é quase uma heresia contra a natureza. Algumas coisas ainda requerem o uso de papel e, por isso, se faz necessário ter uma impressora por perto.
D. Uma caneta
Qualquer caneta serve desde que seja possível assinar os eventuais documentos que acabam sendo impressos, além de tomar notas quando necessário.
E. Um drive para backup de dados
O HD serve para backup para todas as informações de e-mails e documentos, que vão e vêm diariamente entre o computador e o telefone.
Repense os acessórios que usa sempre no escritório
Você pode comprar os itens mais modernos do Universo, mas eles não vão necessariamente ajudar a fazer o trabalho. Veja abaixo alguns produtos que podem facilitar a sua vida.

 

6. Dê um tempo para o seu e-mail

Você checa seu e-mail a cada minuto? A tecla F9 do seu computador já está quase apagada? Pode parar. O brasileiro gasta três horas do dia apenas vendo e-mails, segundo Christian Barbosa, autor do blog sobre produtividade Maistempo.com.br. A seguir, ele explica como acabar com esse vício.

Feche sua janela do e-mail

Sempre que aparece uma mensagem nova na caixa de entrada, você vai lá ver – isso é próprio do ser humano – e gastará até dez minutos de seu tempo. Isso com um e-mail só. É preciso se organizar para vê-los, olhar quatro ou cinco vezes por dia no máximo.

Organize seus e-mails

Cheque seus e-mails assim que chegar ao escritório. Tente deixar a caixa de entrada vazia para não perder tempo mais tarde. Responda àqueles mais rápidos, que sejam possíveis responder em menos de 2 minutos. Os mais demorados, armazene-os em uma pasta. Os e-mails mais importantes, transforme-os em tarefa prioritária para fazer como trabalho mesmo. O resultado: em meia hora, a caixa de entrada fica limpa.